20. ChatGPT를 활용한 엑셀 업무 자동화 기초 1

의인화된 Microsoft Excel과 결투를 벌이는 한 회사원을 그려줘, 라고 dall-e에게 부탁했습니다만..

 

 

엑셀은 전 세계 수백만의 비즈니스 전문가들이 데이터 관리, 분석, 보고서 작성 등 다양한 업무에 활용하는 필수 도구입니다. 그러나 복잡한 데이터 작업과 반복적인 업무 처리는 종종 시간 소모적이며 오류를 발생시킬 수 있는 여지를 제공합니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 인공지능 기술의 발전은 새로운 해법을 제시합니다. 특히, OpenAI의 ChatGPT는 자연어 처리를 기반으로 한 강력한 도구로서, 엑셀 업무의 효율성을 극대화하는 데 있어 혁신적인 가능성을 열어주고 있습니다. 이 가이드에서는 ChatGPT를 활용하여 엑셀 업무의 자동화를 기초부터 고급 전략까지 단계별로 설명하고, 실제 업무에서의 활용 사례를 통해 그 효과를 입증합니다. 엑셀 업무의 자동화가 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어, 업무의 정확성을 향상시키고, 전반적인 업무 효율성을 극대화할 수 있는 방법을 탐색해 보겠습니다.

 

1. ChatGPT를 활용한 엑셀 업무 자동화 기초

엑셀 업무의 자동화는 데이터 관리와 분석을 더욱 효율적이고 정확하게 만들어주는 혁신적인 접근법입니다. 이 과정에서 ChatGPT의 역할은 단순히 도구를 넘어서, 업무 프로세스를 혁신하는 파트너로 자리매김하고 있습니다. 본론의 첫 단계에서는 ChatGPT를 활용한 엑셀 업무 자동화의 기초를 다루며, 이를 통해 업무의 효율성을 극대화하는 방법을 탐색합니다.

 

1) ChatGPT와 엑셀의 기본 연동 방법

엑셀과 ChatGPT의 연동은 업무 자동화의 첫걸음입니다. ChatGPT를 이용하여 엑셀 함수를 사용하는 방법부터 시작해 보겠습니다. 사용자는 ChatGPT에게 특정 데이터 분석 요청을 자연어로 전달할 수 있으며, ChatGPT는 이를 이해하고 적절한 엑셀 함수나 공식을 제시하여 작업을 간소화합니다. 예를 들어, "이 데이터 범위의 평균을 계산해 줘"와 같은 요청에 대해 ChatGPT는 적절한 엑셀 함수를 안내하여 사용자가 쉽게 적용할 수 있도록 돕습니다.

 

또한, 자동화 스크립트 작성을 위한 기본 지침도 중요한 부분입니다

ChatGPT는 반복적인 업무를 자동화하기 위한 매크로나 스크립트 작성에 필요한 지침을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 일상적인 업무를 자동화하여 시간을 절약하고, 오류 가능성을 줄일 수 있습니다.

 

2) 엑셀에서 ChatGPT를 활용한 데이터 분석 및 관리

데이터 정제 및 분석은 엑셀 업무에서 중요한 부분을 차지합니다. ChatGPT는 데이터를 정제하고 분석하는 과정에서 유용한 조언과 가이드를 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 불필요한 데이터를 제거하거나, 특정 조건에 맞는 데이터를 필터링하는 방법에 대한 안내를 받을 수 있습니다.

 

엑셀 데이터 관리를 위한 ChatGPT 스크립트 예시도 매우 유익합니다. 사용자는 ChatGPT를 통해 데이터 입력, 정렬, 분류 등의 작업을 자동화하는 스크립트를 개발할 수 있으며, 이를 통해 업무의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 실제 사례를 통해, ChatGPT가 어떻게 엑셀 데이터 관리를 혁신할 수 있는지 살펴보겠습니다.

 

예를 들어, 사용자가 대량의 데이터 중 특정 조건을 만족하는 항목만을 추출하고 싶어 할 때, ChatGPT는 이를 위한 VBA 스크립트 또는 엑셀 공식을 제공할 수 있습니다.

Sub FilterAndExtractData()
    Dim lastRow As Long
    lastRow = Sheets("Data").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
    
    ' 조건에 맞는 데이터 필터링
    With Sheets("Data").Range("A1:C" & lastRow)
        .AutoFilter Field:=2, Criteria1:=">100"
        .AutoFilter Field:=3, Criteria1:="=특정 조건"
    End With
    
    ' 필터링된 데이터를 새 시트에 복사
    Sheets("Data").Range("A1:C" & lastRow).SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy
    Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count)).Name = "FilteredData"
    Sheets("FilteredData").Range("A1").PasteSpecial xlPasteValues
    
    ' 필터 해제
    Sheets("Data").AutoFilterMode = False
End Sub

 

이 스크립트는 "Data"라는 이름의 시트에 있는 데이터 중, 두 번째 열의 값이 100보다 크고, 세 번째 열이 "특정 조건"을 만족하는 행만을 필터링하여 "FilteredData"라는 새 시트에 값을 붙여 넣는 작업을 자동화합니다. 이러한 스크립트는 반복적이고 시간이 많이 소요되는 데이터 정제 작업을 단 몇 초 안에 완료할 수 있게 해줍니다.

 

이 단계를 통해, ChatGPT와 엑셀의 기본 연동 방법을 이해하고, 데이터 분석 및 관리에서의 활용 가능성을 탐색함으로써, 엑셀 업무의 자동화와 효율성 극대화의 기초를 마련할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 업무 처리 속도를 높이고, 오류 발생 가능성을 줄이며, 전반적인 업무 효율을 향상시키는 데 크게 기여합니다.

 

 

+ VBA?

Visual Basic for Applications(VBA)는 Microsoft Excel과 같은 Microsoft Office 응용 프로그램을 위한 프로그래밍 언어입니다. VBA를 사용하면 사용자가 Excel 내에서 매크로를 작성하여 반복적인 작업을 자동화하고, 복잡한 계산을 수행하며, 사용자 정의 함수를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 엑셀의 기능을 확장하고 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 이제, 엑셀에서 VBA를 통한 매크로 자동화 방법을 단계적으로 설명하겠습니다.

 

1단계:

개발자 탭 활성화하기 Excel에서는 기본적으로 개발자 탭이 메뉴에 표시되지 않습니다. 이 탭을 활성화하기 위해서는 파일 > 옵션 > 리본 사용자 지정으로 이동합니다. 오른쪽 패널에서 '개발자' 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 개발자 탭을 활성화합니다.

2단계:

VBA 편집기 열기 개발자 탭에서 'Visual Basic' 버튼을 클릭하여 VBA 편집기를 엽니다. 단축키 Alt + F11을 사용해도 됩니다.

3단계:

새 모듈 추가하기 VBA 편집기에서 '삽입' 메뉴를 선택하고 '모듈'을 클릭하여 새 모듈을 추가합니다. 이 모듈 내에서 매크로 코드를 작성할 것입니다.

4단계:

매크로 코드 작성하기 새로 생성된 모듈 창에 매크로 코드를 작성합니다.

예를 들어, 모든 셀의 내용을 지우는 간단한 매크로는 다음과 같습니다.

Sub ClearCells()
    Cells.ClearContents
End Sub

이 코드는 엑셀 시트의 모든 셀의 내용을 지우는 매크로 함수를 정의합니다.

5단계:

매크로 실행하기 VBA 편집기를 닫고 Excel로 돌아갑니다. 개발자 탭에서 '매크로' 버튼을 클릭하면 작성한 매크로가 목록에 표시됩니다. 매크로를 선택하고 '실행' 버튼을 클릭하여 매크로를 실행합니다.

6단계:

매크로 보안 설정 매크로는 보안상의 이유로 기본적으로 제한될 수 있습니다. 안전한 매크로 사용을 위해 파일 > 옵션 > 신뢰 센터 > 신뢰 센터 설정 > 매크로 설정에서 적절한 보안 수준을 선택합니다.

7단계:

매크로 저장 및 공유 매크로가 포함된 엑셀 파일을 저장할 때는 확장자를 .xlsm (매크로가 활성화된 엑셀 워크북)으로 선택해야 매크로가 함께 저장됩니다. 이 파일을 다른 사용자와 공유할 때는 매크로의 사용 목적과 작동 방식을 명확히 전달해야 합니다.

 

VBA를 통한 매크로 자동화는 엑셀 작업을 효율적으로 만들어주는 강력한 도구입니다. 기본적인 매크로 작성부터 시작하여 점차 복잡한 자동화 작업으로 나아가면서 엑셀 사용 능력을 크게 향상시킬 수 있습니다.

 

 

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2024.02.11 - [AI] - 21. ChatGPT를 활용한 엑셀 업무 자동화 기초 2

21. ChatGPT를 활용한 엑셀 업무 자동화 기초 2

2편으로 이어집니다

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